De goedkeuringsflow laat toe dat er verschillende betrokkenen een inkomende factuur kunnen goedkeuren voor de betaling gebeurt.

Activeren van de goedkeuringsflow

Om de goedkeuringsflow te activeren gaat u naar instellingen > inkomende facturen > 'activeer goedkeuringsflow'.




Daarin vul je de volgende de statussen aan in de verschillende fases van de goedkeuring. Deze fases zijn nodig om het overzicht van inkomende facturen beter te behouden.

Je stelt vervolgens de groepen samen die de inkomende facturen dienen te aanvaarden. Dat doe je door te klikken op de blauwe knop 'goedkeuringsaanvragen'.
Klik vervolgens op het plusje bovenaan om een groep aan te maken.



Geef een naam aan de groep en voeg de juiste deelnemers toe. Deze deelnemers kunnen op basis van een volgorde gerangschikt en gevraagd worden om hun goedkeuring te geven voor een aankoopfactuur. Activeer je 'werfleider', dan wordt er aan de werfleider (die gekoppeld is aan het project van deze inkomende factuur) gevraagd om deze inkomende factuur goed te keuren.

Vervolgens ga je terug naar de instellingen van goedkeuringsflow en voeg je bij 'Standaard regel goedkeuringsaanvraag' de groep toe die standaard altijd de goedkeuringsflow moet gaan doen. Deze groep dient wel ingevuld te zijn anders zal het niet lukken om de goedkeuringsflow toe te passen.

Sla de instellingen op door op de groene knop bovenaan te klikken.

Toevoegen van goedkeuringsflow aan leveranciers fiche.

Als je naar de leveranciers gaat zal je zien dat er aan elke leverancier een goedkeuringsflow kan gekoppeld worden.



Wanneer een inkomende factuur wordt aangemaakt op naam van deze leverancier zal aan deze groep gevraagd worden hun goedkeuring te geven.

Starten van goedkeuringsflow

Voeg de inkomende factuur toe en laat de goedkeuringsflow starten.

Aanvaarden / weigeren van inkomende factuur

Na het inloggen zullen de vereiste goedkeurders bovenaan een melding te zien krijgen om de inkomende factuur goed te keuren.



Bij het openen krijgt de goedkeurder 4 opties:



Je kan opmerkingen meegeven bij elke mogelijke status via één van de bovenstaande opties. Deze kunnen nadien geraadpleegd worden in de aankoopfactuur. De opmerking kan je dan zien als je met jouw cursor over het onderstaand tekentje gaat:

Status factuur bij 'Wachtend':

Het is nu mogelijk om bij de aankoopfactuur instellingen ook een status toe te kennen als de factuur nog 'afwachtend' is. Dit kan je aanvullen bij jouw aankoopfactuur instellingen onder dit vakje:

Goedkeuringsflow wordt aangepast.

Wanneer alle betrokkenen de inkomende factuur hebben aanvaard is de inkomende factuur geaccepteerd.



Door op de pdf-knop te drukken krijg je een overzicht van een goedkeuringsproces.

Automatisch starten van goedkeuringsflow bij aankoopfacturen bij OCR.

Het is mogelijk om de goedkeuringsflow automatisch te activeren als je jouw factuur verstuurd naar je Robawsbox. Dit is een instelling die je nog moet activeren.

Deze instelling kan je activeren bij 'Aankoopfactuur instellingen' - Goedkeuringsaanvraag automatisch starten:

Bijgewerkt op: 12/02/2024