De goedkeuringsflow laat toe dat er verschillende betrokkenen een inkomende factuur kunnen goedkeuren voor de betaling gebeurt.

Activeren van de goedkeuringsflow

Om de goedkeuringsflow te activeren gaat u naar instellingen > inkomende facturen > 'activeer goedkeuringsflow'.



Daarin vult u de volgende de statussen aan in de verschillende fases van de goedkeuring. Deze fases zijn nodig om het overzicht van inkomende facturen beter te behouden.

U stelt vervolgens de groepen samen die de inkomende facturen dienen te aanvaarden. Dat doet u door te klikken op de blauwe knop 'goedkeuringsaanvragen'.
Druk op het plusje bovenaan om een groep aan te maken.



Geef een naam aan de groep en voeg de juiste deelnemers toe. Wanneer u 'werfleider' toevoegt vraagt u aan de werfleider die gekoppeld is aan het project van deze inkomende factuur ook zijn goedkeuring te geven.

Vervolgens gaat u terug naar de instellingen van goedkeuringsflow en voegt bij 'Standaard regel goedkeuringsaanvraag' de groep toe die standaard altijd de goedkeuringsflow moet gaan doen. Deze groep dient wel ingevuld te zijn anders zal het niet lukken om de goedkeuringsflow toe te passen.

Sla de instellingen op door op de groene knop bovenaan te klikken.

Toevoegen van goedkeuringsflow aan leveranciers fiche.

Als u naar de leveranciers gaat zal u zien dat er aan elke leverancier een goedkeuringsflow kan gekoppeld worden.



Wanneer een inkomende factuur wordt aangemaakt op naam van deze leverancier zal aan deze groep gevraagd worden hun goedkeuring te geven.

Starten van goedkeuringsflow

Voeg de inkomende factuur toe en laat de goedkeuringsflow starten.



Aanvaarden / weigeren van inkomende factuur

Na het inloggen zullen de vereiste goedkeurders bovenaan een melding te zien krijgen om de inkomende factuur goed te keuren.



Bij het openen krijgt de goedkeurder 4 opties:



U kan opmerkingen meegeven bij elke mogelijke status via één van de bovenstaande opties. Deze kunnen nadien geraadpleegd worden in de aankoopfactuur. De opmerking kan u dan zien als u met uw cursor over het onderstaand tekentje gaat:



Status factuur bij 'Wachtend':
Het is nu mogelijk om bij de aankoopfactuur instellingen ook een status toe te kennen als de factuur nog 'afwachtend' is. Dit kan u aanvullen bij uw aankoopfactuur instellingen onder dit vakje:



Goedkeuringsflow wordt aangepast.

Wanneer alle betrokkenen de inkomende factuur hebben aanvaard is de inkomende factuur geaccepteerd.



Door op de pdf-knop te drukken krijgt u een overzicht van een goedkeuringsproces.

Automatisch starten van goedkeuringsflow bij aankoopfacturen bij OCR.

Het is mogelijk om de goedkeuringsflow automatisch te activeren als u uw factuur verstuurd naar uw Robawsbox. Dit is een instelling die u nog moet activeren.

Deze instelling kan u activeren bij 'Aankoopfactuur instellingen' - Goedkeuringsaanvraag automatisch starten:

Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!