Import
Met de import tool kan je snel en eenvoudig grote hoeveelheden data implementeren in Robaws & Wappy.

Welke modules kan je importeren?
Artikelen (articles)
Staffelprijzen (articlestierprices)
Klanten + contactpersonen (clients)
Werknemers (employees)
Leveranciers + contactpersonen (suppliers)
Projecten (projects)
Facturen (invoices)
Inkomende facturen (incominginvoices)
Materieel (materials)
Offertes (offers)
Posten (posts)
Creditnota's (credits)
Aankoopfacturen (purchases)

Hoe ga je te werk:
Download de Import template in uw omgeving. Je vindt dit terug bij instellingen > import.

Open de template.
De modules zijn opgesplitst in verschillende of meerdere "sheets".
Kopieer uw gegevens in de gewenste sheet.
Bovenaan op de sheet kan u elke kolom aanpassen door middel van een dropdown menu. Kies in deze dropdown menu welke data deze kolom bevat.
Als u klaar bent kan u het bestand opslaan.
Ga terug naar de Robaws instellingen > Import.
Upload uw opgeslagen bestand. Als alles goed verlopen is kan je hierna uw data raadplegen in de verschillende modules van Robaws.

Krijgt u een foutmelding na het uploaden en je vind niet meteen de fout helpt onze supportdienst u graag verder.
Let op: Bij alle modules (behalve artikelen) is het belangrijk dat er bij de kolom 'Nr.' geen dubbele waarden inzitten. Anders kan de upload niet worden uitgevoerd en loopt het systeem vast. Zorg dat de waardes (Clientnr., Suppliernr.,....etc.) om verschillende modules met elkaar te linken exact hetzelfde zijn. (= hoofdlettergevoelig) Btw-types worden altijd met een getal aangegeven. Niet: 21% goederen, Wel: 21

Boekhoudcodes (accountancycodes)
In deze sheet kan je alle grootboekrekeningen toevoegen.
Je gaat als volgt te werk.
geef de grootboekrekening nr. in bij de kolom "Code".
geef de naam van de grootboekrekening in bij de kolom "Naam"

Artikelen
Welke kolommen zijn verplicht bij artikelen:
"Name"
Bij gebruik van kost & verkoop strategieën
Let op: Onderstaande velden moeten ingevuld zijn indien je de correcte strategieën wenst te gebruiken. Als deze leeg zijn of er word een verkeerde waarde ingegeven zal er enkel rekening gehouden worden met de vaste prijs.
Kostprijs:
"PURCHASEPRICE" = aankoopprijs voorkeursleverancier
"COMPOSITE"= costprijs samengestelde artikels
"FIXED" = vaste prijs
Verkoopsprijs:
"MARGINPURCHASEPRICE" = marge op brutoprijs voorkeursleverancier
"MARGINCOSTPRICE" = marge op kostprijs
"FIXED" = vaste prijs

Welke kolommen zijn optioneel bij artikelen:
"Artikelnummers"
"suppliernr" verwijst naar de kolom "nr" in de sheet "suppliers". Over deze sheet kan je meer info terugvinden verder in dit artikel.
"Salesprice" & "Costprice"
"Costpricestrategy" & "Salespricestrategy" : In deze kolom kan je kostprijs en verkoopprijs strategieën toevoegen.

Artikelprijzen:
Het is belangrijk bij deze sheet dat de de kolom ‘Articlenr’ hetzelfde is als bij de kolom ‘nr’(de artikelcode) in de artikelensheet
Bij "Amount" geef je het aantal mee vanaf de staffelprijs moet worden gerekend.
"Price" is de staffelprijs je wil hanteren.

Klanten
Bij de klanten is er slechts één verplicht veld en dat is:
"Nr" kan een klantnummer zijn dat je wenst toe te kennen indien u geen klant nr. hebt dupliceert u best de klantnaam in het veld "Nr"
Je kan ook nog volgende kolommen invullen indien je dit wenst:
"Street" is de straatnaam plus de huisnummer.
"VAT" Indien deze gebruikt word moet de volledige Btw-nummer in dezelfde kolom worden geplaatst.


Leveranciers

Indien er geen leveranciersnummer is kan je de naam van de leverancier dupliceren bij de kolom nr. 'Nr.' is een verplichte kolom.

Projecten

Nr. = Projectnummer (verplicht veld)
Name = Projectnaam
Het is belangrijk om bij 'Clientnr.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze aan elkaar gekoppeld.



Facturen

Ook hier moet je bij "Clientnr" het zelfste nummer nemen als bij het klantnummer. Bij het 'Projectnr' idem.
Nr. = Factuurnummer (verplicht veld)

Facturen detail

Nr. = Factuurnummer om de lijnen te linken aan de factuur.
Description = omschrijving van de factuur.



Inkomende facturen

Nr. = Factuurnummer (verplicht veld)
Suppliernr. moet overeenkomen met 'Nr.' bij Suppliers.
Type = welke factuur is het? Is het een inkomende creditnota, dan vul je 'CREDIT' in.

Detail inkomende facturen

Nr. = Factuurnummer

Materieel

'Name': naam van het materieel (verplicht veld)
Het is belangrijk om bij 'ArticleId.' en 'SupllierId.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij uw artikelnummer en leveranciersnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

Offertes

Bij 'Nr.' vul je het offertenummer in. (verplicht veld)
Bij 'Projectnr'. moet je het projectnummer invullen, zo kan dit gekoppeld worden. Het is belangrijk om bij 'Clientnr'. hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

Offerte detail

Nr. = de offertenummer
Discription = omschrijving van de offerte



Posten
Je kan ook posten inladen. Zorg dat je hierbij altijd de correcte posttype gebruikt bij het creëren van een lijn
Posttype:
H = Hoofdstuk
P = Naam Post
A = Omschrijving + Unittype



Creditnota's
Nr. = Creditnota nummer
Het is belangrijk om bij 'Clientnr.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

Detail creditnota

Nr. = Creditnota nummer



Om uw import in te laden in Robaws druk je op: 'Importeer'.



De import kan enige tijd duren, u krijgt na de upload geen melding of de import gelukt is. Dit kan u wel nakijken bij de modules zelf. Indien er niets ingeladen is geweest of u krijgt een foutmelding, geef ons dan een seintje of u kan de Excel lijst doormailen naar: support@robaws.be
Wij kunnen de import uitvoeren voor u, maar dit brengt een kost met zich mee volgens onze voorwaarden.

Knop verwijderen alles.

Instellingen > import > alles verwijderen. Deze knop verwijdert alle data in uw omgeving & systeem, dus niet enkel die dat u net heeft toegevoegd!!

Data updaten

Aan de hand van de import kan je ook bestaande artikels gaan updaten, bijvoorbeeld bij een prijsupdate. Hiervoor zet je op het tabblad artikels de kolom 'update_by'.
In deze kolom geef je aan op basis van welk veld er geüpdatet moet worden. Hiervoor heb je 3 mogelijkheden:

NAME => Naam van het artikel
NR => Artikelnummer
ARTICLEID => Op de id van het artikel, deze kolom met id's vind je in de export Excel.

Als het systeem een match vindt, zal het bestaande artikel overschreven worden met de waardes die in de import file staan. Indien er geen enkel artikel overeen komt met de update waarde van deze rij in de Excel, zal er een nieuw artikel aangemaakt en toegevoegd worden aan de artikellijst.

Let op: De kolom die je opgeeft als update kolom moet dus ook aanwezig zijn in de Excel. Wanneer je dus bij update_by kiest voor 'nr' moet de kolom 'nr' met de artikelnummers zeker aanwezig zijn.


In dit voorbeeld wordt voor de eerste 4 artikels de kostprijs geüpdatet naar €15,00 . Het laatste artikel heeft een lege waarde om op te zoeken dus zal het systeem geen match vinden en een nieuw artikel aanmaken.
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !