ProductFlow Integratie
Het is mogelijk een integratie op te starten tussen Robaws en ProductFlow. Voor meer informatie over ProductFlow kan je terecht op hun website.
In deze handleiding gaan we ervan uit dat deze integratie actief is en dat er een actief account op ProductFlow is.

De integratie gaat als volgt te werk:
Wanneer de integratie geactiveerd wordt, worden er in de artikel module een checkbox toegevoegd 'ProductFlow', wanneer je deze inschakelt zal het artikel verstuurd worden naar ProductFlow. Ook wanneer je dingen aanpast zal dit doorgestuurd worden.

Wanneer er via een webshop een order word geregistreerd in ProductFlow, zal er een stockwijziging gebeuren in Robaws. Als deze bestelling verzonden wordt via ProductFlow, wordt er in Robaws een factuur aangemaakt. Mocht deze bestelling geannuleerd worden wanneer er een stockwijziging is ingeboekt, zal er een omgekeerde stockwijziging gebeuren.
Het is ook mogelijk dat er een bestelling als geannuleerd binnenkomt in ProductFlow, hier wordt rekening mee gehouden en in dit geval zal er niets gebeuren in Robaws.

Wanneer er iets niet is verlopen zoals verwacht zal je een notificatie ontvangen, klik deze open door op de titel te klikken. Daar kan je lezen wat er precies is misgelopen. Voor meer informatie omtrent de foutmeldingen, zie hoofdstuk Fouten.


Opzetten integratie
Voorbereiding
Voor we de verbinding kunnen opzetten tussen Robaws en ProductFlow moet er eerst wat voorbereidend werk gebeuren.
Navigeer naar volgende URL https://cloud.productflow.com/profile, eens ingelogd zal je in de tab "API" naast "Personal Access Tokens" een '+' zien staan, bij het aanklikken krijg je een nieuw scherm om een nieuwe verbinding op te zetten. Vul daar "Robaws" in en klik op "create". Kopieer de code die je vervolgens ontvangt, verlies deze code niet of je moet dit bovenstaand proces opnieuw doorlopen.

Ga vervolgens naar Robaws, open daar instellingen -> integraties -> ProductFlow, daar zal u een pagina vinden die vraagt om gegevens. Vul bij "Access Token" de sleutel in die u daarnet kopieerde. En bij Company Id de code die u daarnet noteerde.

Er blijven nu nog enkele instellingen over zoals de B2C klant, de standaard stock locatie en de optie om Robaws de verkoopprijs te laten doorsturen. Beslis wat u wilt gebruiken en klik op Integratie Activeren om de integratie op te zetten.

Integratie activeren overzicht

Vervolgens moeten we nog een BTW tarief instellen, het is belangrijk voor ProductFlow dat dit een BTW inclusief tarief is. Je kan dit doen in de Robaws instellingen -> BTW Tarieven. Daar maak je een nieuw tarief aan met de checkbox "BTW berekening inclusief:" aangevinkt.

maak btw tarief

Opgepast: Nu je jouw BTW tarief hebt aangemaakt, kom je op een pagina met als URL: https://app.robaws.be/#/vatTariff/X
Kopieer hier het nummer na de slash, dit is uw BTW code die je dadelijk nodig hebt in ProductFlow. In ProductFlow kan je BTW groepen instellingen, doe dit door naar je instellingen te gaan en een Robaws BTW groep aan te maken met het correcte percentage en ernaast de code die je net haalde uit de URL. Om direct de code correct te krijgen voor alle landen kan je gewoon standaard invullen en de rest leeglaten. Zie onderstaande foto voor referentie.

BTW Groep - ProductFlow

Natuurlijk moet je nu ook in ProductFlow ieder product voorzien van deze net aangemaakte BTW groep.

Dat was het, de integratie is actief en correct ingesteld!

Oops? Je krijgt een foutmelding bij het activeren
Foutmelding activeren
Het kan zijn dat je bovenstaande foutmelding ontvangt wanneer je probeert de integratie te activeren. Dit wil zeggen dat jouw ProductFlow gegevens incorrect zijn. Controleer of je jouw Personal Access Token en Company ID correct hebt ingevuld.

Werking
Artikels naar Producten in ProductFlow
Als de integratie actief is zal er op ieder artikel een checkbox verschijnen genaamd "ProductFlow", als je dit artikel wil gebruiken in ProductFlow vink je dit aan.
Belangrijk: het veld artikelnummer moet uniek zijn per artikel.
Robaws verstuurt de volgende gegevens naar ProductFlow:
artikelnummer
naam
omschrijving
beschikbare stock
kostprijs
(verkoopprijs)

Belangrijk: het artikelnummer wordt gebruikt als ID in productflow, alles buiten bovenstaande gegevens moeten zelf ingevuld worden.

Stockwijzigingen en facturen
Dit proces loopt volledig automatisch. Merk op: Om de 5 minuten vragen wij om ProductFlow voor updates, zij doen dit bij hun webshops om de 15 minuten. Niets gebeurt dus onmiddellijk. Het is dus mogelijk dat je dingen ziet op ProductFlow die nog niet zijn geboekt in Robaws. Dit zal maximum 15 minuten duren.

Integratie aanpassen of deactiveren
Om de integratie te deactiveren of om wijzigingen aan te brengen ga je naar Robaws, open daar instellingen -> integraties -> ProductFlow. Dit zal de integratie pagina openen en daar kan je de integratie deactiveren of stock locatie en B2C klant updaten.

Fouten
Er zijn enkele fouten die kunnen gebeuren, hieronder kan je alle mogelijke fouten zien. Het is belangrijk dat deze fouten worden gecontroleerd en aangepast indien nodig. Dit is belangrijk zodat er geen ontbrekende bedragen zijn in jouw facturen of er fouten zijn in de stock van artikels.
Foutmeldingen worden vertaald aan de hand van je instellingen. De mogelijkse foutmeldingen die je kan krijgen zie je hieronder:
Onder iedere foutmelding staat er kort de passende oplossing.

EnglishGermanFrenchDutch
* The following article(s) could not be found in Robaws:Der/die folgende(n) Artikel konnte(n) nicht in Robaws gefunden werden:Le ou les articles suivants n'ont pas pu être trouvés dans Robaws :Volgende artikel(s) konden niet worden gevonden in Robaws:

Het artikelnummer werd niet herkend in Robaws, dit kan je oplossen door hem aan te maken, zodat hij volgende keer wel word herkend.

EnglishGermanFrenchDutch
The following order lines from ProductFlow do not contain a VAT code:Der/die nächste(n) Artikel enthält/enthalten keinen Mehrwertsteuercode:Le ou les articles suivants ne contiennent pas de code TVA :Volgende artikel(s) bevatten geen BTW code:

De orderlijn vanuit ProductFlow bevat geen VAT code, dit komt door dat er geen BTW tarief zat op het product in ProductFlow toen er een bestelling werd geregistreerd in ProductFlow.

EnglishGermanFrenchDutch
Following VAT rates were found but are not VAT inclusive:Die folgenden Mehrwertsteuersätze wurden gefunden, sind aber nicht inklusive Mehrwertsteuer:Les taux de TVA suivants ont été trouvés mais ne sont pas inclus dans la TVA :Volgende BTW tarieven werden gevonden maar zijn niet BTW inclusief:

Het BTW tarief werd gevonden in Robaws maar is niet BTW inclusief.

EnglishGermanFrenchDutch
For the following order line {0}, there is no corresponding VAT rate in Robaws (CODE: {1})Für das folgende Produkt {0} gibt es keinen entsprechenden Mehrwertsteuersatz in Robaws (CODE: {1}):Pour le produit suivant {0}, il n'y a pas de taux de TVA correspondant trouvé dans Robaws (CODE : {1}) :Voor het volgende artikel {0} is er geen overeenkomend BTW tarief gevonden in Robaws (CODE: {1}):

Voor het artikelnummer 0, werd er geen overeenkomend BTW tarief gevonden in robaws (code: 1)

EnglishGermanFrenchDutch
The following article(s) are not unique in Robaws:Die folgende(n) Artikelnummer(n) enthalten ungültige Zeichen:Le(s) numéro(s) d'article suivant(s) contient(vent) des caractères non valides :Volgende artikel nummer(s) zijn niet uniek in Robaws :

Het artikelnummer is niet uniek in Robaws.

EnglishGermanFrenchDutch
The following article number(s) contains invalid characters:Die folgende(n) Artikelnummer(n) enthalten ungültige Zeichen:Le(s) numéro(s) d'article suivant(s) contient(vent) des caractères non valides :Volgende artikelnummer(s) bevat (bevatten) ongeldige tekens:

Het artikelnummer bevat foute karakters.
Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!