Om aanmaningen te sturen is het belangrijk om enkele basisinstelling goed te zetten.

het opmaken van aanmaningsstatussen

Om gemakkelijk in het overzicht te kunnen zoeken op facturen waarop de status op vervallen, aanmaning, betaald, ... staat voegt u de statussen toe in de factuurinstellingen.

Wij raden aan om alvast deze statussen toe te voegen
verzonden
vervallen
aanmaning (evt 1, 2, 3, ...)
betaald



Bijgevolg kan u de statussen toevoegen aan verschillende situatiemomenten (let op: hoofdlettergevoelig, dus status moet identiek op dezelfde manier geschreven worden). 'Statussen waarin een factuur kan vervallen' en 'vervalstatus' moeten zeker ingevuld worden om een automatisch overzicht te krijgen op betalingen die te laat zijn.



Het opmaken van een standaard aanmaningsbrief

In de instellingen van facturen helemaal onderaan kan u een standaard document opmaakt die u telkens toevoegt aan uw e-mail template om een aanmaning te versturen.

Voorbeeld van een brief:



Door het werken met vervangingscodes zoals ${totalIncBtw} worden telkens de gegevens van de factuur die u verstuurt automatisch aangevuld.

Het opmaken van een e-mailtemplate

Bij de factuur instelling maak je een e-mailtemplate om een aanmaning te versturen naar de klant.



Voeg hier de standaard aanmaningsbrief toe die u zopas heeft aangevuld.

Vergeet niet om de 'status bij verzenden e-mail aanpassen naar' in te vullen met 'aanmaning'

Het versturen van een aanmaning

Als u in het overzicht een factuur tegenkomt die op 'vervallen' staat is het tijd om deze klant aan te manen.
Wanneer u in de factuur fiche staat en u drukt op het e-mail icoon vindt u de template die u zopas heeft aangemaakt terug.
U stuurt deze e-mail en als de instelling goed werd uitgevoerd komt de status op 'aanmaning' te staan.
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !