Voor u begint met factureren in ROBAWS is het belangrijk te zorgen dat uw factuurnummers correct doorlopen op elkaar.

Daarvoor dient u in de instellingen uw dagboek aan te passen. Factuurnummers kunnen nadien handmatig worden aangepast.

Dagboek aanpassen

U kan via de instelling 'dagboeken' de factuurnummers instellen. Zo kan u deze nummering handmatig instellen of laten doorlopen op huidige nummering.

Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan.
De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (Y):

FYY = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F21
FYYYY = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F2021

Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1. Bijvoorbeeld prefix FYY met 4 nummers: F190001.

Indien u niet in het begin van het jaar start met ROBAWS, dan kan u bij 'wijzig volgend nummer' het vervolgnummer noteren.
Bv.: uw laatste factuurnummer in vorig softwarepakket is F20190023. Hier vult u nu 24 in.

Mocht u met meerdere bedrijven werken, dan kan u hier extra dagboeken toevoegen. Bij opmaak van een factuur zal u telkens de vraag krijgen welke dagboekcode u wenst te gebruiken. Zo zullen de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn.



gebruik factuurnummers voor creditnota's : indien deze optie geactiveerd is, zal er geen aparte nummering worden opgemaakt voor creditnota's.

Factuurnummers handmatig aanpassen



Denk goed na voor u factuurnummers aanpast!

Factuurnummers moeten mooi doorlopen. Daarom is het aangewezen enkel de factuurnummer aan te passen met de hoogste nummer. Anders wordt er een "gat" gemaakt in de factuur opvolging welke u moet dichten met een nieuwe factuur & de nummer aan te passen om dit "gat" te vullen.

Een betere oplossing is vaak een creditnota of de originele factuur gegevens aan te passen.

Factuur nummer aanpassen

Als u in een factuur zit, druk op de actie "Wijzig nummer"



In dit scherm vul correct de gegevens aan:

Nummer
Hier vult u de factuurnummer in zoals u die wil doorsturen naar uw klant.

Voorbeeld

Om een factuur aan te passen naar bv. de derde factuur van 2021

Nummer: 2021-003

Druk vervolgens op de Pas aan!

Hoe komt het dat bij de aanmaak van een nieuwe factuur de nummering verkeerd loopt wanneer ik die handmatig heb aangepast?

Bij opmaak van een nieuwe factuur zal Robaws automatisch doortellen op de hoogste beschikbare jaarnummer. Maar wanneer deze handmatig werd aangepast dan blijft het systeem verder voort bouwen op het laatste factuurnummer die automatisch werd gegenereerd. Daarom is het belangrijk om de dagboek in de instellingen aan te passen en daar het 'wijzig volgende nummer' aan te vullen.
Bv. U hebt een factuur F210095 die u handmatig heeft aangepast, de factuur daarvoor is F210094 en werd automatisch gegenereerd. Als ik nu een factuur aanmaak is het factuurnummer F210095. Om dit probleem te verhelpen gaat naar de factuurinstelling en vult bij 'wijzig volgende nummer' 96 aan. Wanneer u vanaf nu facturen aanmaakt zal het volgnummer weer automatisch volgens de juiste structuur volgen.
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !