Om automatische herkenning van de gegevens van inkomende facturen te bekomen, moet de OCR functie ingeschakeld zijn bij uw Aankoopfacturen-instellingen. Sinds de nieuwe verbeterde OCR functionaliteit live is kan U deze nu zelf inschakelen.

Hoe kan ik OCR gebruiken?
U moet in u aankoopfacturen-instellingen de knop van OCR activeren. Vanaf dan kan u PDF en UBL facturen e-mailen naar uw robawsbox. U kan het e-mailadres van uw Robawsbox vinden onder Instellingen > Inkomende facturen > Robawsbox.



Let op! Het is belangrijk dat uw BTW nummer correct is ingevuld in de Algemene instellingen. Ook als u met meerdere bedrijven werkt en u wenst ook voor deze de OCR functie dan moeten alle BTW nummers goed ingevuld worden.

Kan ik robawsbox gebruiken zonder OCR?
Ja, u kan in uw instellingen deze functie deactiveren en uw factuur versturen naar uw Robawsbox. In dat geval zal de factuur aangemaakt worden met enkel de PDF eraan gekoppeld. Er zullen geen gegevens of factuurlijnen ingevuld zijn.

Waarom zou ik OCR gebruiken?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van OCR.
- U kan uw factuurlijnen te koppelen aan uw projecten en zo een beter financieel overzicht te krijgen van uw projecten.
- Het bespaart uw accountant werk en dat levert dus voor u ook een besparing op.
- Om een verzamelbetaling te genereren om alle inkomende facturen in één keer te betalen.

Hoeveel kost het om OCR te gebruiken?
Het gebruik van OCR kost 0,50 EUR per inkomende factuur.

Herkent Robaws ook UBL facturen?
Ja, wanneer in een e-mail naar je robawsbox er een UBL bijgesloten zit, zal Robaws voorkeur geven aan het UBL bestand en de OCR herkenning overslaan. In dat geval is de herkenning dus gratis.
Deze functie kan je ook deactiveren in de aankoopfactuur-instellingen -> Robawsbox.



Hoe lang duurt het tot de resultaten binnen zijn?
De resultaten mag u verwachten op de werkdag volgend op de werkdag van aanlevering. Dus als u op vrijdag een factuur naar uw robawsbox stuurt verschijnen de resultaten maandag in Robaws onder ‘Inkomende facturen’. Als OCR niet actief is of er gebeurt herkenning op basis van het UBL bestand, dan zijn de resultaten binnen de minuut zichtbaar.

Welke gegevens worden herkend?
Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, betalingsmededeling, factuurlijnen en totaalbedragen.

Hoe accuraat is de herkenning?
De partner die de OCR herkenning voor Robaws doet garandeert een juistheidspercentage van 99%.

Kan ik de status van de OCR herkenningen opvolgen?
U kan dit opvolgen in het overzicht van uw aankoopfacturen via de knop links bovenaan: Scans in behandeling.
Als u een factuur nog wenst tegen te houden dan kan dit maximum 15 minuten na het versturen van uw factuur naar uw Robawsbox.
Eens het document de status heeft 'In behandeling' dan kan dit niet meer worden gewijzigd.



Wat met dubbele facturen?

In de instellingen van inkomende facturen kan u tegenhouden dat facturen met zelfde leverancier en nummer niet tweemaal worden ingelezen via OCR of XML. U zal ook een e-mailtje krijgen die u op de hoogte brengt van deze blokkering.

Ga naar instellingen > inkomende factuur > activeer 'Dubbele inkomende facturen via robawsbox blokkeren en melden'

Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !