Hoe maak ik een offerte op

Offerte types
Je kan kiezen uit 2 type offertes:
Een eenvoudige offerte
Een gecalculeerde offerte (Rechts op onderstaande foto)

Een eenvoudige offerte

Zoals het woord zegt kan een eenvoudige offerte heel snel en eenvoudig opgemaakt worden. Dit type offerte is dan ook niet om berekeningen of analyses op uit te voeren. Op de foto kan je ook zien dat de artikel lijn instellingen zeer beperkt zijn. Dit zorgt er voor dat je geen post parameters kan opgeven in een eenvoudige offerte. Hierdoor word het moeilijker een gepersonaliseerde offerte te bezorgen voor specifieke werken. Maar de eenvoudige offerte is dan wel ideaal om artikelen te offeren.

Een gecalculeerde offerte

Ten opzichte van een eenvoudige offerte kan je heel wat meer info & parameters raadplegen en/of instellen. Zoals kosten, commissies & marges toevoegen aan je offerte. Je kan via het overzicht ook een mooi beeld krijgen van alle offerte parameters zoals totale marge en totale arbeidsuren of totale kostprijs.
Bij een gecalculeerde offerte kan artikelen toevoegen maar ook posten en daarvan de parameters ingeven(4).
Je kan per artikel lijn een artikel / samengestelde artikel of een post toevoegen. Het grote verschil ten opzichte van een eenvoudige offerte is dat je deze artikel lijn hierna nog een niveau lager kan bewerken. Met als gevolg dat je een nauwkeurigere offerte kan opstellen. Een overkoepelende artikel lijn heeft ook nog een uitgebreide financiële analyse.
Een overkoepelende lijn kan meerdere artikelen bevatten met telkens verschillende calculatietypes zoals arbeid of materiaal. Deze types worden dan ook anders benaderd in de analyse en het overzicht. Dus de calculatietypes zijn van een groot belang voor de nacalculatie en een duidelijk financieel beeld te hebben van uw offerte.

Een gecalculeerde offerte opmaken
Om een gecalculeerde offerte op te maken klikt u in het overzicht op het plusteken. U kiest voor 'gecalculeerd'.

In een gecalculeerde offerte voegt u lijnen toe net alsof u dat zou doen voor een eenvoudige offerte zonder calculatie. Om een calculatie uit te voeren op deze lijnen gaat u op een artikel lijn staan onder kolom 'lijn'. Links verschijnt een pijltje , waarmee u de calculatiefiche open klikt.

Lijndetail

Het artikel die op de 'lijn' staat kan opgebouwd worden uit samengestelde artikels. Deze artikelen kunt u op voorhand samenstellen in de module 'artikels'. Hiervoor verwijzen we graag door naar de uitleg over aanmaken van artikels, of u maakt gebruik van posten.

Calculatietype

Er zijn 4 calculatietypes: Materiaal, onderaanneming, arbeid en materieel.



Onder kolom 'calculatietype' ziet u ook een vijfde optie 'indirecte kosten'. Dit zijn kosten die indirect gemaakt worden voor dit artikel.



Bij uw offerte instellingen kan u het vakje 'indirecte kosten te verdelen afhankelijk van de prijs' activeren.


Dan is het mogelijk deze indirecte kost proportioneel volgens de prijs van die lijn te verdelen. Waardoor de kleine prijzen een kleiner aandeel krijgen in de verdeling van de indirecte kost. Deze functie kan ook pas gebruikt worden op nieuwe offertes nadat deze is geactiveerd in de instellingen m.a.w. deze functie kan niet gebruikt worden met terugwerkende kracht voor bestaande offertes.
Als u deze functie niet actief plaatst, dan wordt bij het toevoegen van een indirecte kost, de kost gelijk verdeeld over alle lijnen.

Activiteit

Een artikel kan deel uitmaken van een activiteit, bijvoorbeeld: 'voorbereiding'. Het koppelen van een artikel met een activiteit kan een meerwaarde zijn voor uw nacalculatie. Voor het toevoegen van verschillende activiteiten gaat u naar de algemene instellingen.

Totaliteit

Het begrip 'totaliteit' leggen we graag uit aan de hand van een voorbeeld. Stel u heeft een artikel 'grondwerken'. Dit artikel bestaat uit 3 artikels: Arbeid grondwerken, betonpaneel en een extra kraan. Het gebruik van een extra kraan kost standaard € 200/dag ongeacht het aantal m³ grondwerken. Door totaliteit in te schakelen wordt de extra kraan niet vermenigvuldigd met het aantal op de artikellijn, maar slechts 1x aangerekend.

Marges

Per artikellijn kan u een marge toekennen, uitgedrukt in procenten, of door het invullen van de 'eindprijs'.

Opmaak



Calculatie over alle lijnen heen

Parameters

Deze formules zijn beschikbaar op alle lijnen van de offerte en zijn niet toegepast op 1 specifiek artikel. Om een formule in te voeren werkt u op dezelfde manier als op lijndetail.

Wij verwijzen u graag door naar parameters voor een gedetailleerde uitleg.

Kosten

Dit zijn indirecte kosten die gekoppeld worden aan een offerte, daar zij niet onmiddellijk gekoppeld kunnen worden aan een artikel. Dit gaat voornamelijk over achterliggende administratieve of andere taken die uitgevoerd worden op kantoor zoals het opmaken van planningen.

Marges

Indirecte kosten marge: Hiermee kan u een procentuele marge voor indirecte kosten toevoegen over de gehele offerte die variabel is voor materieel, materiaal, OA en arbeid. Dit is een ideale mogelijkheid om investeringen door te rekenen of wanneer u een deel afstaat als onderaannemer. Aanpassingen worden steeds automatisch verrekend.

Standaard marge: U kan een standaard marge toekennen per soort calculatietype over heel de offerte. Dit past u toe door op de knop 'marge aanpassen voor alle lijnen' te klikken.

Totaal en relatief:

Totaal:

Met de knop 'totaal' kan u de marges van alle artikels met een bepaald calculatietype in één beweging op dezelfde marge plaatsten.
Hierbij is het wel belangrijk om de overige waarden uit de andere velden te verwijderen, anders zal dit ook een effect hebben op de marges van artikels met andere calculatietypes.

Wenst u enkel de marges op ‘materiaal’ te wijzigen naar 60%, dan dient u het volgende in te geven:
U verwijderd dus als het ware de andere 0-waarden.



Relatief:

Met de knop ‘relatief’ worden alle marges verhoogd met de waarde die aan een bepaald calculatietype toegekend wordt. Mocht u bovenstaand voorbeeld nemen, dan zouden alle marges van de artikels met calculatietype ‘materiaal’ verhoogd worden met 60%.

Posten toewijzen op offerte
Wanneer u een meetstaat ontvangt en inleest in ROBAWS, komen alle lijndetails op uw offerte. Om de posten te koppelen met de vooropgemaakte posten in uw systeem klikt u op 'posten toewijzen' of vult u het postnummer in bij het artikelnummer, en drukt op enter. De posten worden aan elkaar gelinkt d.m.v. het postnummer.
Belangrijk: enkel als de post op het lijntje leeg is wordt de informatie ingevuld.

Posten toevoegen op uw offerte
Als u posten wenst toe te voegen op uw offerte kan u dit gemakkelijk doen via de F2 toets. Als u hierop geklikt heeft dan krijgt u een scherm met een overzicht van uw artikels en uw posten.



Hier kan u dan uw artikels/posten selecteren die u wenst toe te voegen en dan klikt u op 'naar klembord kopiëren.


Dan gaat u terug naar uw offerte en kan je hier dan uw artikels/posten plakken in de offertelijnen.
Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!