De dagplanning geeft jou een dagelijks overzicht van werknemers, projecten en materialen waarop je onmiddellijk kan aansturen. Vanuit deze dagplanning kan je opdrachten aanmaken, na het aanmaken worden deze plannings items zichtbaar in Wappy en kan er van daaruit een werkbon gemaakt worden.

Aanmaak

Er zijn 2 mogelijkheden om een dagplanning aan te maken.
Om een nieuw planningsitem aan te maken, klik je op een bepaald tijdsvak om zo een uur te selecteren waarop je een project wilt inplannen. Nu opent er zich een nieuw kader.
Je vertrekt vanuit een project en gaat bij het tabblad 'planning' een nieuw planningsitem aanmaken (zie: Hoe maak ik een project op?)

Gegevens



Opstellen van planningsgroep/planning resource
Om alles visueler voor te stellen, kan je gebruikmaken van planningsgroepen.
In de werknemersfiche kan je dat doen om werknemers in ploegen of teams in te delen.
In de projectenfiche kan je dat doen om projecten in verschillende groepen (bv: grote en kleine projecten in te delen)
Planning resources: ploegen koppelen met materieel
Onder planning resources kan je de planning betreffende verschillende ploegen raadplegen. Als je een item toewijst aan een bepaalde ploeg, dan zullen alle werknemers die aan deze ploeg gekoppeld zijn, ook een materieel toegewezen krijgen in het werknemersoverzicht. Je kan deze planning resources wijzigen in dagplanningsinstellingen.

Planning resource kan je toevoegen en wijzigen in dagplanningsinstellingen.
Als je in de fiche van het planningsitem een planning resource gaat toevoegen, dan worden de werknemers die gekoppeld zijn aan die planning resource meteen ingevuld in het veld 'werknemers'. De werknemers die je voordien ingevuld hebt, verdwijnen. Je kan daarna wel handmatig nog werknemers gaan toevoegen. Indien je werkt met planning resource, vul dan eerst dit veld in alvorens de werknemers in te vullen.

Terugkerend planningsitem

In het planningsitem kan je onderaan een kader terugvinden 'terugkerend planningsitem'
Hier kan je de periodiciteit ingeven op welke basis het planningsitem automatisch terugkomt in het planningsoverzicht. Er kan een einddatum ingegeven worden tot hoe ver in de toekomst de recurrente planning geldt.


Wens je tijdens de periode die je hebt ingepland, een planningsitem eenmalig te wijzigen, dan kan je dit doen door de knop 'terugkerend planningsitem' op die specifieke dag te deactiveren. Indien je dit niet doet en je past jouw planningsitem aan dan gaan alle planningitems voor de voorziene periode mee veranderen.

Adres

Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt ROBAWS automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.



Overzicht

In het overzicht van het planningsitem kan je alle werkbonnen vinden die gekoppeld zijn aan dit item. Je kan hier ook naar doorklikken door op het oranje of zwarte blokje te klikken. Via het + teken kan je een werkbon gaan toevoegen die dan meteen gekoppeld is aan het planningsitem.



Tabbladen

Items

In het tabblad items komen de artikels die nodig zijn bij dit planningsitem. Je kan dit toevoegen op verschillende manieren. Je kan lijnen overnemen vanuit orders en/of projecten, of je kan artikels manueel gaan toevoegen.

Lijnen overnemen vanuit orders en/of projecten


De bedoeling hiervan is dat je via deze knop de lijntjes van je order kan overnemen, de bestellingen die gekoppeld is aan het project of de lijntjes van jouw bill of materials van je project.


Let op! Dit wordt enkel getoond als er een project of een order gekoppeld is aan jouw planningsitem!

Detail
De informatie die je via detail invult is informatie die noodzakelijk is voor de werknemers. De werknemers kunnen deze informatie raadplegen als ze het planningsitem gaan openen in Wappy of in Robaws.

Bestanden
Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Dit kan nuttig zijn voor de interne communicatie alsook gebruikt worden als geheugensteun. Bestanden die toegevoegd worden aan het planningsitem kunnen door de werknemers ook geraadpleegd worden in Wappy.

Taken
Voor informatie over het opmaken van taken kan je doorklikken naar volgende link: Het opmaken van taken.

Actieknoppen

PDF CIW & Werfmelding
Via de eerste knop PDF krijg een document waarop de werfmeldingen staan die moeten gebeuren voor de items ingepland gedurende de periode waarvan de planning zichtbaar is.
Belangrijk hiervoor is dat deze zaken ook ingevuld/aangeduid staan op het project waaraan het planningsitem gelinkt is.

PDF kalender

Je kan de planning exporteren naar een PDF. Hierbij wordt de PDF aangemaakt afhankelijk van geselecteerde weergave dat op dat moment open staat in de dagplanning. Worden de werknemers weergegeven in de dagplanning, dan wordt dit ook weergegeven in de PDF. Staat het zicht van de projecten open, dan wordt een project PDF aangemaakt.
Om deze PDF te creëren, klik je bovenaan op de PDF "kalender".



Als je op de PDF "kalender klikt, dan krijg je onderstaand scherm te zien waarbij je kan aanduiden wat je wenst te zien op deze PDF.



Hierbij heb je de keuze om een PDF aan te maken van alle werknemers die ingepland zijn in de periode die je aangeeft of je kan ook de keuze maken om enkel een PDF aan te maken van de eigen werknemers of werknemers van onderaannemers.

Je kan de weergave van de kalender aanpassen in dagplanning instellingen:



Je zal zien dat de werknemerskolom en uitvoeringskolom wordt aangevuld met de parameters die je zelf hebt ingesteld.

De lijst van deze vervangingscodes die je kan invullen vind je terug via: Vervangingscodes

Excel
Je kan van het overzicht van de kalender ook een excel nemen. Op de excel kan je alle informatie terugvinden in verschillende kolommen met betrekking tot de planning.
Om meer planningsitems in het excel document te krijgen, moet je het overzicht gaan vergroten.

Kies datum
Via het kalender icoontje kan je een specifieke datum in de toekomst gaan selecteren. Dan ga je meteen verder in het overzicht naar deze datum. Dit kan zeker nuttig zijn wanneer je een datum ver in de toekomst of het verleden wil raadplegen, je weinig tijd verliest met telkens terug te scrollen in het overzicht.

Werknemer locaties
Dit geeft je een realtime zicht van de projecten en de aanwezigheid van werknemers op een project. Als je dit openklikt, heb je een volledige map met grijze markeringen. De grijze markeringen zijn de projecten die zichtbaar gemaakt zijn op het mapje. Wanneer een werknemer aanwezig is op dit project, dan zal de grijze markering groen worden.

Om te selecteren welke projecten zichtbaar mogen zijn op het kaartje, ga je naar instellingen -> projecten -> 'projecten met deze statussen zijn actief op track and trace' -> hier vul je de project statussen in die je zichtbaar wil op het kaartje. De project statussen kan je op dezelfde pagina van project instellingen gaan instellen.

Instellingen met betrekking tot dagplanning

Het instellen van jouw eigen soort overzicht

Kies van welk standpunt uit het overzicht wordt weergegeven. Je kan kiezen hoe je de dagplanning in het overzicht kan zien. De mogelijke standpunten:



Je kan een periodiek overzicht gaan kiezen van de dagplanning. Dit doe je rechts in de module dagplanning. De periodes die je daar kan kiezen, zijn de periodes die je zelf kan bepalen bij instellingen -> dagplanning -> overzicht.



Uitvoeringsfase

Bij jouw project instellingen kan je de Uitvoeringsfases selecteren.



Als je dit activeert kan je in jouw dagplanning item 'Uitvoeringsfase' gaan selecteren. Eerst moet je deze opmaken bij de Projectinstellingen - Uitvoeringsfase (blauw kader)
Als je dan in jouw planningsitem deze selecteert.



en je klikt op uitvoeringsfase bovenaan de dagplanning:


Dan krijg je de planning volgens de fases die je hebt ingesteld.

Dagplanning template instellen
Via de dagplanning instellingen kan je het template van het planningsitem gaan personaliseren. Aan de hand van de vervangingscodes die je invult, wordt informatie in het overzicht meteen zichtbaar. Als je het planning item openklikt, krijg je uiteraard nog steeds alle informatie.
De mogelijke vervangingscodes die gebruikt kunnen worden vind je terug via: Vervangingscodes





Zichtbare werknemers, projecten en materiaal instellen voor de dagplanning

Het kan zijn dat je werknemers, projecten of materiaal hebt die niet in werknemers, project of materiaal dagplanning mogen zichtbaar zijn. bv. een werknemer die niet meer in jouw onderneming werkt.
Dit kan je behelpen door statussen in te stellen die zichtbaar mogen zijn in de dagplanning.



Wijzigen van kleuren

Het toekennen van kleuren zal niet automatisch gebeuren, maar dien je manueel te doen. Hiervoor kan je gebruikmaken van de functie “planning type”. Met deze functie kan je bepaalde gebeurtenissen in een kleur laten weergeven, zoals een vergadering, herstelling, … Je kan een planning type gaan toevoegen via de instellingen. Instellingen -> dagplanning -> planning type. Daarna via + een nieuw type gaan toevoegen met bijhorend kleur.
Eenmaal je één of meerdere planningtypes aangemaakt hebt, kan je deze toekennen aan een planningsitem. Het item zal vervolgens in de gekozen kleur weergegeven worden in het dagplanningsoverzicht.

Om afwezigheden te registreren en een kleur te geven ga je naar instellingen > dagplanning > status.



Vervolgens kan je bij het aanmaken van een planning item kiezen tussen een planning type te selecteren of een soort afwezigheid:



Het toevoegen van templates

Je kan planning item templates instellen waardoor een deel al automatisch wordt ingevuld.

Ga naar instellingen -> dagplanning -> templates.



Om de template te gebruiken zorg je in de dagplanning dat de template geactiveerd is voor het aanmaken van een item



Als je nu eentje aanmaakt wordt info van de template automatisch overgenomen.

Die templates kan je ook gebruiken bij het creëeren van een dagplanning item vanuit een projectenfiche, werknemersfiche, materieel (installatie) fiche.

Wat betekenen die kaders nu?

Gele kaders rond een planningitem



Bij het inplannen van een overlappende planning komt er een geel kader rond het planning item.
Bovenaan de dagplanning zie je ook een waarschuwing.



Rode kaders rond een planningitem:



Wanneer een planning item is afgelopen en er geen werkbon voor geregistreerd werd dan komt dit rood kader.

Om deze kaders in te stellen ga je naar instellingen -> dagplanning -> opties 'toon kader bij conflicterende items' en 'toon kader bij items zonder werkbon' moet je activeren. Als deze niet geactiveerd zijn, zal er geen kader zichtbaar zijn.

Het aanmaken van verlofperiodes

Je kan verlofperiodes accentueren in de dagplanning door gebruik te maken van een achtergrond kleur.

Ga hiervoor naar instellingen > dagplanning > verlofperiodes

Vul hier verlofperiodes aan met behulp van een kleur naar keuze:



Bekijk hier de video over verlofperiodes:



Tips & Tricks

Kopiëren of wijzigen van een planning item

Om een planning item te kopiëren naar een andere werknemer, selecteer je het item en houd je de SHIFT-toets ingedrukt. Je versleept het item vervolgens naar boven of beneden tot bij de gewenste werknemer en laat het item los op. Nu staan exact dezelfde items ook bij deze werkgever. Je zal opmerken dat niet enkel het gewenste item gekopieerd wordt, maar de volledige lijn.

Om het uur van een planning item te veranderen ga je rechts op het item staan en kan je verslepen met de pijltjes.

Bij het wijzigen van een tijdstip van een planningsitem bij één collega, zullen dezelfde aanpassingen worden doorgevoerd voor alle collega's die ook in het item staan.
Als je een collega hebt die bijvoorbeeld 1u vroeger stopt met werken zal je zijn/haar uur apart moeten kunnen wijzigen. Je sleept het planning item naar 'toe te wijzen'. Je maakt een kopie door de shift toets in te drukken en een beetje te verslepen naar rechts. Het item is nu gekopieerd maar kan afzonderlijke uren krijgen, terwijl de informatie in het item dezelfde blijft. Nu kan je de items opnieuw slepen naar de betreffende collega's.

De wachtkamer

Het principe is dat als je een planning item toevoegt, de start- en eind datum invult, zo niet zal dit planningitem in de wachtkamer komen te staan. De wachtkamer is een tabje op de dagplanning die je kan openklikken met daarin alle planningitems zonder datum. Als je van daaruit een datum gaat toevoegen, dan zal dit verdwijnen uit de wachtkamer en in het planningsoverzicht terechtkomen.

De wachtkamer kan je onderaan de dagplanning terugvinden. Als je op de 'wachtkamer' balk klikt springt een nieuw venster open met alle items die nog geen start- en einddatum hebben.
Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!