Door de Robaws - Exact online integratie werken deze pakketten naadloos samen.
U kan in robaws uw volledige boekhouding voorbereiden zodat deze 1 op 1 overgenomen wordt in exact.



Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?

verkoopfacturen doorboeken naar exact online
aankoopfacturen doorboeken naar exact online
betaalstatus verkoopfacturen terugkoppelen naar robaws
grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met robaws
btw tarieven koppelen
robaws projecten doorsturen als kostenplaatsen naar exact online
robaws activiteiten doorsturen als kostendrager naar exact online

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je naar Instellingen > Integratie > Exact online
Zet de actief knop aan. U zal gevraagd worden om in te loggen in exact online & toestemming te geven.
Proficiat! De koppeling is geactiveerd.
U kan best in de integratie nog het juiste "bedrijf" selecteren, ook al is er maar 1 beschikbaar.

Als u meerdere administraties heeft is het belangrijk om toegang te geven tot alle administraties in het koppelscherm! Mocht u zicht gemist hebben moet u de koppeling opnieuw leggen nadat u de koppeling verwijderd heeft in exact online via mijn exact online > beveiligingcentrum > Machtigingen voor mijn apps > Robaws intrekken.

Het is belangrijk dat de gebruiker waar u de koppeling mee legt alle rechten heeft. U kan deze nagaan in exact: mijn exact online > Rechten. Controleer dit per administratie!

U hebt bij de instellingen van exact online nog deze optie's:

Land
Bij het leggen van de integratie tussen Exact Online en ROBAWS kiest u het land waar uw onderneming gelegen is. Dit is heel belangrijk omdat Exact Online BE en NL twee aparte units zijn. Is dit foutief ingevuld dan zal de koppeling niet kunnen worden gelegd.

Bedrijf
Indien er verschillende administraties in exact online beschikbaar zijn kan je hier het gewenste bedrijf kiezen.

Standaard dagboek verkoop
Hier kan u het standaard dagboek instellen voor verkoopfacturen.
Indien u meerdere dagboeken heeft in Robaws kan u die koppelen met het juiste Exact Online dagboek door bij Instellingen > Integratie > Facturatie het veld code in te vullen bij het betreffende dagboek.

Standaard dagboek aankoop
Hier kan u het standaard dagboek instellen voor aankoopfacturen.

Standaard grootboek verkoop
Hier kan u de standaard grootboek instellen voor verkoopfacturen.
Op een artikel kan u een afwijkend Grootboekrekening bijhouden.
U kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.

Standaard grootboek aankoop
Hier kan u de standaard grootboek instellen voor aankoopfacturen.
Op artikel & leverancier kan u een afwijkend Grootboekrekening bijhouden.
U kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.

Periode rapportering
Robaws berekend aan de hand van de factuur de periode-datum voor exact online. U kan kiezen tussen maandelijks & kwartaal perioden. Als uw boekjaar niet start op 1 januari moet u het verschil ingeven in maanden bij "offset in maanden". Een boekjaar dat 6 maanden later start (bv. ipv 01/2020 -> 07/2020) vul je dan bij offset -6 in. Start u boekjaar vorig jaar al bv. in november dan vul je 2 in.

Gebruik kostenplaatsen
Hiermee kan u projecten doorsturen als kostenplaats & activiteiten als kostendrager.

Het koppelen van de kostendrager en kostenplaatsen in ROBAWS met de bestaande in Exact Online kan volgens de werkwijze in onderstaand filmpje



Betaalstatus facturen terugkoppelen naar Robaws
Hiermee zullen facturen in robaws automatisch op betaald komen te staan wanneer u facturen in exact online afpunt.

Exact Online boekstuknummer laten toewijzen
Zet dit af om het factuur nummer en het boekstuknummer in exact gelijk te houden.



Importeren grootboekrekeningen

U kan bij Instellingen > Algemeen > Grootboekrekening de grootboekrekeningen importeren vanuit exact.
Bij het doorvoeren van een wijziging in de grootboekrekening in exact drukt u op de 'importeren' knop om de wijzigingen te synchroniseren.
Het is wenselijk tevens om bij Instellingen > Algemeen "Grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.



BTW tarieven koppelen

De BTW codes in ROBAWS kan u koppelen met de bijhorende BTW codes uit Exact Online.
Hiervoor gaat u naar instellingen > algemeen > btw tarieven.



Bij opmaak van een btw tarief kan u naast 'exact online' op het potloodje drukken. Via deze weg kan u scrollen tussen de btw tarieven uit Exact en het juiste selecteren.

Voeg de juiste btw tarieven al toe in uw artikelfiche. Wanneer u dit artikel selecteert in de factuur wordt de juiste btw-code meteen geselecteerd. Wenst u achteraf nog een wijziging te doen dan kan u dat handmatig doen tijdens de opmaak van de factuur.

Aanmaken van klanten en leveranciers in Exact en ROBAWS.

Wanneer u reeds een boekhouding heeft in exact online en start met Robaws is het aangeraden om bij de import van de klanten via Excel een kolom "EXACT_ONLINE_CODE" te voorzien.
Robaws zal automatisch een klant aanmaken in exact online wanneer er een factuur wordt verzonden naar de boekhouder.
Heeft u een paar klanten die niet goed gekoppeld zijn? Ga naar klant/leverancier instellingen en bij "Overzicht" kan u een nieuwe kolom toevoegen, kies voor "Exact Online". U zal dan in het klant overzicht zien welke relaties nog niet zijn gekoppeld.

Bij het aanmaken van een klant zal Robaws eerst nagaan of er in exact online al een klant voorradig is met dezelfde BTW nummer of exact dezelfde naam.

U kan met het potloodje manueel de correcte relatie in exact online toewijzen



Rekeningnummers worden niet geconfigureerd met Exact Online. Als de betalingen worden uitgevoerd vanuit exact zullen deze rekening nummers in exact moeten ingevoerd worden.

Factuur versturen naar Exact Online

In het factuur overzicht kan u meerdere facturen selecteren met shift en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" te drukken om alles door te boeken naar exact online.



Het veld "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.

Om een beter overzicht te krijgen op verstuurde en niet verstuurde facturen kan u bij instellingen > (inkomende) facturen > status na verzenden na boekhouder aanpassen naar 'verstuurd'.

Wanneer het doorsturen naar Exact Online gefaald is zal u in u een e-mailtje ontvangen met de juiste reden. Mocht het probleem niet duidelijk zijn mag u dit doorsturen naar support@robaws.be. Als dit geen foutmelding is vanuit ROBAWS maar in Exact Online neemt u het best contact op met de helpdesk van Exact Online.

2 ROBAWS omgevingen koppelen aan 1 Exact user:

Maak op één van de twee omgevingen de koppeling met exact online.
Op diezelfde omgeving maak je een nieuwe gebruiker, een technische user. Bv 'robaws-api@robaws.be'.
Je creëert een nieuwe gebruikersrol die tot geen enkele module toegang heeft.
Op de andere omgeving ga je naar integraties -> Robaws. Bij rol van deze omgeving kies je voor 'SECONDARY'. Je klikt op authorize. Vult username en paswoord in van die API user die je net aangemaakt hebt op die andere omgeving.
Als alles goed is, is de omgeving gekoppeld aan de andere. Dan vink je nog aan 'Exact Online authoriseren'. Als je dan op diezelfde omgeving naar de instellingen van Exact Online gaat moet daar bovenaan staan 'De authenticatie wordt beheerd door een primaire Robaws omgeving'.

Het koppelen van betaaldstatussen van Exact Online naar ROBAWS.

Het koppelen van betaaldstatus werkt voorlopig enkel met verkoopsfacturen.

Vooreerst is het belangrijk om zeker te zijn dat de 'betaaldstatus' correct werd toegevoegd in de instellingen van uw facturen.



Vervolgens dient u volgende stappen te ondernemen:

Het afpunten in Exact Online
Wachten tot de status aanpast in Robaws, dat kan enkele uren duren (max. 6 uur)

Wanneer u beslist om in Exact Online betalingen af te punten, zullen gedeeltelijke betalingen niet worden gemarkeerd als 'gedeeltelijk' in ROBAWS. Enkel volledige betalingen worden gesynchroniseerd tussen beide systemen.

Het tegenhouden van de betaling in Exact Online d.m.v. goedkeuringsflow.



Foutmelding: 'periode bestaat niet' of de factuur wordt gelinkt aan de verkeerde periode.

Wij versturen de facturen naar Exact Online en plaatsen deze volgens de periode zichtbaar op de factuurdatum.
Indien de periode niet aangemaakt of afgesloten is in Exact zal automatisch een andere periode gekoppeld worden.

Controleer zeker of de perioden in Exact Online goed zijn aangemaakt voor het versturen van uw facturen!
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !