Hoe werkt de Octopus integratie?
Door de Robaws - Octopus integratie werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Octopus.
Verkoopfacturen doorboeken naar Octopus.
Aankoopfacturen doorboeken naar Octopus.
Betaalstatus aan -en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws.
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws.
Klanten- en leveranciersgegevens synchroniseren tussen Robaws en Octopus.
Aanmaken van kostenplaatsen in Octopus op basis van een project in Robaws.
Om de Octopus-integratie te activeren, ga je naar Instellingen > Integratie > Octopus.
Open de integratie en klik vervolgens op de blauwe knop ‘**Verbinden met octopus’** om een koppeling te maken.
Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden, waarbij je de mogelijkheid krijgt om in te loggen in Octopus.
Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen. Volg de beschrijving “Bedrijven” indien je meerdere dossiers wenst te koppelen.
Na het inloggen verschijnt er een optie, waarbij je de mogelijkheid krijgt om een bepaald dossier te kiezen.
Indien er verschillende dossiers / entiteiten in Octopus beschikbaar zijn, neem dan zeker even onderstaande rubriek “Bedrijven” door. Je kan zo meerdere dossiers koppelen.
Indien je met meerdere bedrijven werkt binnen Robaws, dan kan je hiervoor steeds meerdere koppelingen voorzien met Octopus.
Je kan meerdere bedrijven koppelen met Octopus door linksboven op “Default” te klikken. Op deze manier kan je verschillende koppelingen maken.
Eenzelfde Octopus omgeving koppelen met meerdere Robaws bedrijven is niet mogelijk en zal resulteren in een uitgeschakelde integratie op 1 van de meerdere bedrijven
Om een correcte werking te verzekeren tussen Robaws en Octopus, doorloop je best even volgende stappen:
1) Alle Octopus instellingen nakijken en configureren.
2) Importeren van grootboekrekeningen uit Octopus.
3) Dagboeken instellen. Hiervoor geef je de code van het dagboek in bij 'Dagboek code', een functie die je terugvindt in de instellingen van de 'Aankoopfacturen' en
'facturen' > dagboeken.
4) Koppelen van btw-tarieven.
Hier kan je het standaard dagboek instellen voor verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Octopus dagboek door bij Instellingen > Facturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.
Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aankoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Octopus dagboek door bij Instellingen > Aankoopfacturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.
Hier kan je het standaard grootboek instellen voor verkoopfacturen. Aan een artikel kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.
Hier kan je het standaard grootboek instellen voor aankoopfacturen. Aan een artikel en leverancier kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.
Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor aankopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.
Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor verkopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.
Je kan bij instellingen > algemeen > grootboekrekening de grootboekrekeningen importeren uit Octopus.
Indien er in Octopus een wijziging in de grootboekrekeningen heeft plaatsgevonden, dan kan je via de knop "importeren" de grootboekrekeningen opnieuw synchroniseren.
Let op! Wens je de grootboekrekeningen te importeren en te gebruiken in Robaws, vergeet dan niet om bij instellingen > algemeen de functie "grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.
De btw-codes in Robaws kan je koppelen met de bijhorende btw-codes uit Octopus.
Hiervoor ga je naar instellingen > algemeen > btw-tarieven. Bij opmaak van een btw-tarief kan je naast "Octopus" op het potloodje klikken. Op deze manier kan je een keuze maken uit één van de btw-tarieven uit Octopus en het juiste selecteren en toewijzen aan het btw-tarief in Robaws.
Let op! In Octopus kan een btw-tarief enkel voor verkoop of aankoop gebruikt worden en niet voor beide. Hierdoor maak je best per percentage twee btw-tarieven aan in Robaws. 1 voor aankoop en 1 voor verkoop. Deze koppel je dan elk aan het correcte btw-tarief in Octopus.
TIP: Voeg de juiste btw-tarieven al toe in jouw artikelfiche. Wanneer je dit artikel toevoegt in een factuur, dan wordt het juiste btw-tarief meteen overgenomen. Wens je achteraf nog een wijziging te doen, dan kan je dit steeds handmatig aanpassen tijdens het opmaken van een factuur.
Robaws zal automatisch een klant opzoeken en/of aanmaken in Octopus, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Octopus).
Bij het aanmaken van een klant, zal Robaws eerst nagaan of er in Octopus reeds een klant bestaat met hetzelfde btw-nummer of identiek dezelfde naam. Je kan a.d.h.v. het potloodje manueel de correcte relatie in Octopus toewijzen.
Wens je een analytische boekhouding in Octopus te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Octopus.
Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Octopus, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Octopus).
Bij het aanmaken van een kostenplaats in Octopus, zal Robaws eerst nagaan of er in Octopus reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Octopus toewijzen.
In het overzicht van de verkoop- en aankoopfacturen, kan je d.m.v. de SHIFT-toets meerdere facturen selecteren en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" klikken om alles door te boeken naar Octopus. De status in de kolom "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.
Indien het doorsturen van facturen naar Octopus niet mogelijk is, dan zal je een E-mail en/of notificatie ontvangen waarin de specifieke reden aangegeven wordt.
Mocht het probleem niet meteen duidelijk zijn, neem dan gerust even contact op met SUPPORT via [email protected].
Elke 2 uur worden alle betalingen uit Octopus teruggekoppeld naar Robaws.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Octopus.
Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?
Verkoopfacturen doorboeken naar Octopus.
Aankoopfacturen doorboeken naar Octopus.
Betaalstatus aan -en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws.
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws.
Klanten- en leveranciersgegevens synchroniseren tussen Robaws en Octopus.
Aanmaken van kostenplaatsen in Octopus op basis van een project in Robaws.
Activeren van de koppeling
Om de Octopus-integratie te activeren, ga je naar Instellingen > Integratie > Octopus.
Open de integratie en klik vervolgens op de blauwe knop ‘**Verbinden met octopus’** om een koppeling te maken.
Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden, waarbij je de mogelijkheid krijgt om in te loggen in Octopus.
Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen. Volg de beschrijving “Bedrijven” indien je meerdere dossiers wenst te koppelen.
Dossiers
Na het inloggen verschijnt er een optie, waarbij je de mogelijkheid krijgt om een bepaald dossier te kiezen.
Indien er verschillende dossiers / entiteiten in Octopus beschikbaar zijn, neem dan zeker even onderstaande rubriek “Bedrijven” door. Je kan zo meerdere dossiers koppelen.
Bedrijven
Indien je met meerdere bedrijven werkt binnen Robaws, dan kan je hiervoor steeds meerdere koppelingen voorzien met Octopus.
Je kan meerdere bedrijven koppelen met Octopus door linksboven op “Default” te klikken. Op deze manier kan je verschillende koppelingen maken.
Eenzelfde Octopus omgeving koppelen met meerdere Robaws bedrijven is niet mogelijk en zal resulteren in een uitgeschakelde integratie op 1 van de meerdere bedrijven
Quick-start
Om een correcte werking te verzekeren tussen Robaws en Octopus, doorloop je best even volgende stappen:
1) Alle Octopus instellingen nakijken en configureren.
2) Importeren van grootboekrekeningen uit Octopus.
3) Dagboeken instellen. Hiervoor geef je de code van het dagboek in bij 'Dagboek code', een functie die je terugvindt in de instellingen van de 'Aankoopfacturen' en
'facturen' > dagboeken.
4) Koppelen van btw-tarieven.
Instellingen van Octopus
Standaard dagboek verkoop
Hier kan je het standaard dagboek instellen voor verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Octopus dagboek door bij Instellingen > Facturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.
Standaard dagboek aankoop
Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aankoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Octopus dagboek door bij Instellingen > Aankoopfacturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.
Standaard grootboek verkoop
Hier kan je het standaard grootboek instellen voor verkoopfacturen. Aan een artikel kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.
Standaard grootboek aankoop
Hier kan je het standaard grootboek instellen voor aankoopfacturen. Aan een artikel en leverancier kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.
Standaard btw-tarief 0% voor aankoop
Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor aankopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.
Standaard btw-tarief 0% voor verkoop
Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor verkopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.
Importeren van grootboekrekeningen
Je kan bij instellingen > algemeen > grootboekrekening de grootboekrekeningen importeren uit Octopus.
Indien er in Octopus een wijziging in de grootboekrekeningen heeft plaatsgevonden, dan kan je via de knop "importeren" de grootboekrekeningen opnieuw synchroniseren.
Let op! Wens je de grootboekrekeningen te importeren en te gebruiken in Robaws, vergeet dan niet om bij instellingen > algemeen de functie "grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.
BTW tarieven koppelen
De btw-codes in Robaws kan je koppelen met de bijhorende btw-codes uit Octopus.
Hiervoor ga je naar instellingen > algemeen > btw-tarieven. Bij opmaak van een btw-tarief kan je naast "Octopus" op het potloodje klikken. Op deze manier kan je een keuze maken uit één van de btw-tarieven uit Octopus en het juiste selecteren en toewijzen aan het btw-tarief in Robaws.
Let op! In Octopus kan een btw-tarief enkel voor verkoop of aankoop gebruikt worden en niet voor beide. Hierdoor maak je best per percentage twee btw-tarieven aan in Robaws. 1 voor aankoop en 1 voor verkoop. Deze koppel je dan elk aan het correcte btw-tarief in Octopus.
TIP: Voeg de juiste btw-tarieven al toe in jouw artikelfiche. Wanneer je dit artikel toevoegt in een factuur, dan wordt het juiste btw-tarief meteen overgenomen. Wens je achteraf nog een wijziging te doen, dan kan je dit steeds handmatig aanpassen tijdens het opmaken van een factuur.
Aanmaken van klanten en leveranciers in Octopus en Robaws.
Robaws zal automatisch een klant opzoeken en/of aanmaken in Octopus, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Octopus).
Bij het aanmaken van een klant, zal Robaws eerst nagaan of er in Octopus reeds een klant bestaat met hetzelfde btw-nummer of identiek dezelfde naam. Je kan a.d.h.v. het potloodje manueel de correcte relatie in Octopus toewijzen.
Kostenplaatsen in Octopus
Wens je een analytische boekhouding in Octopus te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Octopus.
Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Octopus, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Octopus).
Bij het aanmaken van een kostenplaats in Octopus, zal Robaws eerst nagaan of er in Octopus reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Octopus toewijzen.
Facturen versturen naar Octopus
In het overzicht van de verkoop- en aankoopfacturen, kan je d.m.v. de SHIFT-toets meerdere facturen selecteren en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" klikken om alles door te boeken naar Octopus. De status in de kolom "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.
Indien het doorsturen van facturen naar Octopus niet mogelijk is, dan zal je een E-mail en/of notificatie ontvangen waarin de specifieke reden aangegeven wordt.
Mocht het probleem niet meteen duidelijk zijn, neem dan gerust even contact op met SUPPORT via [email protected].
Het koppelen van betaalstatussen van Octopus naar ROBAWS.
Elke 2 uur worden alle betalingen uit Octopus teruggekoppeld naar Robaws.
Bijgewerkt op: 29/03/2024
Dankuwel!