Hoe werkt de Quickbooks integratie?
Door de Robaws - Quickbooks integratie werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Quickbooks.
Verkoopfacturen doorboeken naar Quickbooks.
Aankoopfacturen doorboeken naar Quickbooks.
Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws.
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws.
Klanten- en leveranciersgegevens synchroniseren tussen Robaws en Quickbooks.
Aanmaken van kostenplaatsen in Quickbooks op basis van een project in Robaws.
Om de Quickbooks-integratie te activeren, ga je naar Instellingen > Integratie > Quickbooks.
Open de integratie en klik vervolgens op de blauwe knop ‘**Verbinden met Quickbooks’** om een koppeling te maken.
Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden, waarbij je de mogelijkheid krijgt om in te loggen in Quickbooks.
Bedrijven
Eenmaal ingelogd in Quickbooks, kan je het bedrijf selecteren dat je wenst te koppelen aan Robaws.
Indien je met meerdere bedrijven werkt binnen Robaws, dan kan je hiervoor steeds meerdere koppelingen voorzien met Quickbooks.
Je kan meerdere bedrijven koppelen met Quickbooks door linksboven op “Default” te klikken. Op deze manier kan je verschillende koppelingen maken.
Om een correcte werking te verzekeren tussen Robaws en Quickbooks, doorloop je best even volgende stappen:
1) Alle Quickbooks instellingen nakijken en configureren.
2) Importeren van grootboekrekeningen uit Quickbooks.
3) Koppelen van btw-tarieven.
4) Koppelen van betalingsvoorwaarden
Let op! In Quickbooks moet een lijn altijd een artikel bevatten. In Robaws is dat niet het geval.
Dit lossen we op door in de instellingen een ‘Standaard artikel voor lijnen zonder artikel’ toe te kennen. Dit artikel zal steeds gebruikt worden als een lijn van een factuur geen artikel bevat.
Je kan bij instellingen > algemeen > grootboekrekening, de grootboekrekeningen importeren uit Quickbooks.
Robaws zal automatisch de geselecteerde grootboekrekening opzoeken in Quickbooks op basis van de code, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Let op! Wens je de grootboekrekeningen te importeren en te gebruiken in Robaws, vergeet dan niet om bij instellingen > algemeen, de functie "grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.
De btw-codes in Robaws kan je koppelen met de bijhorende btw-codes uit Quickbooks.
Hiervoor ga je naar instellingen > algemeen > btw-tarieven. Bij opmaak van een btw-tarief kan je naast "Quickbooks" op het potloodje klikken. Op deze manier kan je een keuze maken uit één van de btw-tarieven uit Quickbooks en het juiste selecteren en toewijzen aan het btw-tarief in Robaws.
Let op! De inhoud van een btw-tarief in Quickbooks en Robaws moeten gelijk zijn. Zo moet het percentage en het type (verkoop en/of aankoop) overeenkomen.
TIP: Voeg de juiste btw-tarieven al toe in jouw artikelfiche. Wanneer je dit artikel toevoegt in een factuur, dan wordt het juiste btw-tarief meteen overgenomen. Wens je achteraf nog een wijziging te doen, dan kan je dit steeds handmatig aanpassen tijdens het opmaken van een factuur.
Robaws zal automatisch een klant opzoeken en/of aanmaken in Quickbooks, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Bij het aanmaken van een klant, zal Robaws eerst nagaan of er in Quickbooks reeds een klant bestaat met identiek dezelfde naam. Je kan a.d.h.v. het potloodje manueel de correcte relatie in Quickbooks toewijzen.
Wens je een analytische boekhouding in Quickbooks te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Quickbooks.
Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Quickbooks, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Bij het aanmaken van een kostenplaats in Quickbooks, zal Robaws eerst nagaan of er in Quickbooks reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Quickbooks toewijzen.
In het overzicht van de verkoop- en aankoopfacturen, kan je d.m.v. de SHIFT-toets meerdere facturen selecteren en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" klikken om alles door te boeken naar Quickbooks. De status in de kolom "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.
Indien het doorsturen van facturen naar Quickbooks niet mogelijk is, dan zal je een E-mail en/of notificatie ontvangen waarin de specifieke reden aangegeven wordt.
Mocht het probleem niet meteen duidelijk zijn, neem dan gerust even contact op met SUPPORT via [email protected].
Elke 2 uur worden alle betalingen uit Quickbooks teruggekoppeld naar Robaws.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Quickbooks.
Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?
Verkoopfacturen doorboeken naar Quickbooks.
Aankoopfacturen doorboeken naar Quickbooks.
Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws.
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws.
Klanten- en leveranciersgegevens synchroniseren tussen Robaws en Quickbooks.
Aanmaken van kostenplaatsen in Quickbooks op basis van een project in Robaws.
Activeren van de koppeling
Om de Quickbooks-integratie te activeren, ga je naar Instellingen > Integratie > Quickbooks.
Open de integratie en klik vervolgens op de blauwe knop ‘**Verbinden met Quickbooks’** om een koppeling te maken.
Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden, waarbij je de mogelijkheid krijgt om in te loggen in Quickbooks.
Bedrijven
Eenmaal ingelogd in Quickbooks, kan je het bedrijf selecteren dat je wenst te koppelen aan Robaws.
Indien je met meerdere bedrijven werkt binnen Robaws, dan kan je hiervoor steeds meerdere koppelingen voorzien met Quickbooks.
Je kan meerdere bedrijven koppelen met Quickbooks door linksboven op “Default” te klikken. Op deze manier kan je verschillende koppelingen maken.
Quick-start
Om een correcte werking te verzekeren tussen Robaws en Quickbooks, doorloop je best even volgende stappen:
1) Alle Quickbooks instellingen nakijken en configureren.
2) Importeren van grootboekrekeningen uit Quickbooks.
3) Koppelen van btw-tarieven.
4) Koppelen van betalingsvoorwaarden
Instellingen van Quickbooks
Standaard artikel voor lijnen zonder artikel
Let op! In Quickbooks moet een lijn altijd een artikel bevatten. In Robaws is dat niet het geval.
Dit lossen we op door in de instellingen een ‘Standaard artikel voor lijnen zonder artikel’ toe te kennen. Dit artikel zal steeds gebruikt worden als een lijn van een factuur geen artikel bevat.
Importeren van grootboekrekeningen
Je kan bij instellingen > algemeen > grootboekrekening, de grootboekrekeningen importeren uit Quickbooks.
Robaws zal automatisch de geselecteerde grootboekrekening opzoeken in Quickbooks op basis van de code, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Let op! Wens je de grootboekrekeningen te importeren en te gebruiken in Robaws, vergeet dan niet om bij instellingen > algemeen, de functie "grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.
BTW tarieven koppelen
De btw-codes in Robaws kan je koppelen met de bijhorende btw-codes uit Quickbooks.
Hiervoor ga je naar instellingen > algemeen > btw-tarieven. Bij opmaak van een btw-tarief kan je naast "Quickbooks" op het potloodje klikken. Op deze manier kan je een keuze maken uit één van de btw-tarieven uit Quickbooks en het juiste selecteren en toewijzen aan het btw-tarief in Robaws.
Let op! De inhoud van een btw-tarief in Quickbooks en Robaws moeten gelijk zijn. Zo moet het percentage en het type (verkoop en/of aankoop) overeenkomen.
TIP: Voeg de juiste btw-tarieven al toe in jouw artikelfiche. Wanneer je dit artikel toevoegt in een factuur, dan wordt het juiste btw-tarief meteen overgenomen. Wens je achteraf nog een wijziging te doen, dan kan je dit steeds handmatig aanpassen tijdens het opmaken van een factuur.
Aanmaken van klanten en leveranciers in Quickbooks en Robaws.
Robaws zal automatisch een klant opzoeken en/of aanmaken in Quickbooks, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Bij het aanmaken van een klant, zal Robaws eerst nagaan of er in Quickbooks reeds een klant bestaat met identiek dezelfde naam. Je kan a.d.h.v. het potloodje manueel de correcte relatie in Quickbooks toewijzen.
Projecten in Robaws en kostenplaatsen in Quickbooks
Wens je een analytische boekhouding in Quickbooks te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Quickbooks.
Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Quickbooks, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Quickbooks).
Bij het aanmaken van een kostenplaats in Quickbooks, zal Robaws eerst nagaan of er in Quickbooks reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Quickbooks toewijzen.
Facturen versturen naar Quickbooks
In het overzicht van de verkoop- en aankoopfacturen, kan je d.m.v. de SHIFT-toets meerdere facturen selecteren en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" klikken om alles door te boeken naar Quickbooks. De status in de kolom "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.
Indien het doorsturen van facturen naar Quickbooks niet mogelijk is, dan zal je een E-mail en/of notificatie ontvangen waarin de specifieke reden aangegeven wordt.
Mocht het probleem niet meteen duidelijk zijn, neem dan gerust even contact op met SUPPORT via [email protected].
Het koppelen van betaalstatussen van Quickbooks naar ROBAWS.
Elke 2 uur worden alle betalingen uit Quickbooks teruggekoppeld naar Robaws.
Bijgewerkt op: 15/02/2024
Dankuwel!