Om een inkomende factuur op te slaan in ROBAWS heeft u twee opties: U doet dit handmatig Of u kan een factuur laten aanmaken door de pdf te laten inscannen via OCR. Voor meer informatie hierover raadpleegt u de handleiding OCR.

Gegevens

Factuurnummer: Dit is de factuurnummer die op het document zelf terug te vinden is
Status: Om te kunnen filteren op status in het overzicht. Of betaalstatus beter te kunnen opvolgen is het handig om hier goed na te denken over statussen.
Mededeling: dit is de betalingsmededeling. Het is belangrijk dat deze correct wordt ingevuld wanneer u werkt met betaalbestanden.

Facturatie

Bankaccount: Wanneer u een leverancier selecteert wordt het bankaccount van deze leverancier automatisch ingevuld. Controleer zeker of deze gegevens correct zijn! Wanneer u graag het bankaccount wenst toe te voegen of te wijzigen dan kan dit alleen vanuit de leveranciersfiche worden gedaan.

Document

Bij document kunt u een scan of digitale versie van de inkomende factuur toevoegen. Het is dit document die zal worden overgenomen tijdens het doorsturen naar uw boekhoudpakket. Het toevoegen van documenten bij 'bestanden' zal niet lukken.

Het bestand kan hier enkel toegevoegd worden in PDF of JPEG formaat. Een Excel of Word bestand wordt geweigerd.

Items

De artikelen van uw inkomende factuur worden genoteerd bij items.

Om op uw bestelbonnen de bijhorende factuur terug te vinden kan u onder bestelling de bestelbon koppelen.

Om een correcte analyse van uw projecten en gemaakte kosten te bekomen, koppelt u de lijn met het bijhorende project.

Voor een correcte nacalculatie is het belangrijk om een post te koppelen met het artikel. Zo niet zal het artikel van de offerte als een ander artikel worden gezien op de nacalculatie.

Is de optie om te koppelen met een post niet zichtbaar, dan heeft u deze functie wellicht niet geactiveerd. U kan deze functie post inschakelen via de inkomende facturen instellingen.

UBL/ versturen naar boekhouder

Om inkomende facturen te laten inlezen door een boekhoudpakket moet er een UBL-bestand worden aangemaakt. Als u graag een UBL-bestand download op uw eigen PC klikt u op 'UBL' .
Wenst u graag dit UBL-bestand te e-mailen naar de boekhouder, klik dan op 'verstuur naar boekhouder' . Dit e-mailadres kan ingevuld worden bij de inkomende factuur instellingen.

Het UBL-bestand bevat standaard alle facturen, indien de zoekfunctie niet gebruikt werd. Om te selecteren op een datum vult u in de zoekfunctie bv. ">01/01/2018 <01/02/2018" in. Het UBL-bestand bevat alle facturen van januari 2018.

Werken met betalingen

Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !