Opmaak



Gegevens

Algemene gegevens



Tip: voegt u een zakelijke klant toe, dan kan u meteen het BTW-nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW-nummer in de VIES- (Europese Commissie) databank en wordt de bedrijfsnaam en adres automatisch ingevuld in de betreffende velden van de klantenfiche. Wordt het BTW-nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over foutieve informatie of zijn de bedrijfsgegevens onvolledig. Gebruikt u de landscode CH zal het BTW nummer niet afgevinkt worden door een groen vinkje aangezien Zwitserland net opgenomen is in de VIES-databank.
Tip: in instellingen kunnen er extra velden worden toegevoegd. Door het aanmaken van een extra veld 'datum laatste contact:' kan u efficiënter klanten opvolgen.

Bij het invullen van het adres zoekt ROBAWS automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer u op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.



Hier kan u navigeren naar alle bestaande offerten, orders, werkbons, facturen en projecten van de klant. Hiervoor klikt u op de blauwe tekst waarna u onmiddellijk doorgeleid wordt naar het overzicht van de gekozen module. U zal zien dat u in het overzicht enkel alle documenten te zien krijgt m.b.t. de klant.

Bij gebruikers die geen toegang hebben tot de facturen module zullen de grafiek over facturen niet zichtbaar zijn en is er geen mogelijkheid om te navigeren naar facturen.

Contactpersonen

Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voegt u deze hier toe. Wanneer u een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan u de juiste contactpersoon selecteren. U krijgt ook de mogelijkheid om bij iedere klant afzonderlijk opmerkingen te plaatsen. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.

Financiële gegevens

Voor een vlottere facturatie kan u financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.



De BTW-code die u standaard toekent op de klantenfiche zal steeds gebruikt worden wanneer u een offerte of factuur maakt voor deze klant. Daarentegen wanneer u een artikel selecteert waaraan ook een standaard BTW code staat zal deze bovengeschikt zijn aan de standaard BTW-code vermeld in de klantenfiche.

Bij gebruikers die geen toegang hebben tot de facturen module zullen de grafieken over facturen niet zichtbaar zijn.

Bestanden, foto's en pdf-bestanden

Bij bestanden kan u documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Dit kan nuttig zijn voor de interne communicatie alsook gebruikt worden als geheugensteun.



Acties

Navigatieknoppen

U kan klanten in een een straal van 15km gemakkelijk terugvinden door op bovenaan te klikken. Zo kan u veel efficiëntere planningen opmaken.
Om de inhoudingsplicht te controleren drukt u op. Vergeet deze belangrijke stap niet bij aanmaak van de klant of bij het begin van een nieuw project. Zo ontloopt u de kans op onbetaalde facturen.

Brieven

Via 'brieven' kan u tekst opstellen op het briefpapier van uw bedrijf. U klikt op 'toevoegen' . Na de opmaak van de brief kan u een PDF exporteren die u afdrukt of mailt naar de klant.

Tarieven

U kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Hiervoor klikt u op 'toevoegen' en selecteert een artikel uit de Artikels-module. De 'Artikelnaam' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op de offerte en factuur.
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !